Sind Huddle Rooms noch aktuell?

Kleine Räume wie die Huddle Rooms sind ein gemeinsamer Arbeitsbereich, konzipiert für effiziente, spontane, teamorientierte Meetings. Doch sind diese noch im Trend, und welche Anforderungen und Entwicklungen gibt es in den heutigen Bürolandschaften? Diesen Fragen sind wir im Interview mit einigen Fachleuten für Raumlösungen nachgegangen. 

(Bild: Jabra)

Befragt wurden:

• Michael Reichart, Channel Sales Manager DACH bei Avocor
• Gregor Knipper, VP und Managing Director Jabra DACH
• Wolfgang Wagner, Kubus IT (für AOKs Bayern/PLUS)
• Hugo Nägele, Senior Consultant macom – Part of Drees & Sommer
• Petra Bräu, Workplace Consultant bei Steelcase
• Tim Grevenitz, Director of Sales & Marketing, Studio Hamburg MCI GmbH

Sind Huddle Rooms ihrer Meinung noch im Trend?

Petra Bräu: Generell sehen wir in all unseren Projekten einen großen Bedarf an ganz kleinen Räumen für 1:1- Meetings beziehungsweise an Räumen für einzelne Personen, die für virtuelle Meetings genutzt werden sowie an Räumen für zwei bis maximal fünf Personen. Der Bedarf an größeren Räumen liegt hingegen im kleinen einstelligen Prozentbereich. Was für alle Raumtypen zutrifft, ist, dass diese sehr flexibel für unterschiedliche Bedarfe nutzbar sein müssen.

Michael Reichart: Huddle Rooms bleiben für viele Organisationen eine beliebte Wahl für die Zusammenarbeit, da sie insbesondere für kleine Teams ein flexibler und effizienter Arbeitsplatz sein können. Wir haben jedoch festgestellt, dass sich der Trend definitiv hin zu größeren, vielseitigeren Besprechungsräumen verschiebt, die sich besser für größere Teams und Kollaborationsstile eignen. Bei Avocor sehen wir eine steigende Nachfrage nach Besprechungsräumen und größeren Konferenzräumen, die mit Technologielösungen wie unseren L105- und E92-Displays im 21:9-Format ausgestattet sind.

Wolfgang Wagner: Als Trend würde ich Huddle-Rooms nicht mehr bezeichnen, bei uns sind diese Art von Räumen deutlich rückläufig. Natürlich gibt es sie noch, allerdings jetzt mit dem Fokus auf Präsenzsitzung mit der ­Option, hybride Meetings bei Bedarf zu initiieren. Die zunächst, während und in der auslaufenden Corona-Zeit gedachte Funktion, einzelne bzw. wenige Mitarbeiter mit anderen zu vernetzen, hat abgenommen. Möglicherweise sind hybride Meetings aber so selbstverständlich geworden, dass mittlerweile Home-Office-­Tage dafür beplant werden. Rückmeldungen bestätigen das; vermehrt wird nach kompatibler Hardware für Videokonferenzen für den Anschluss am Mobilgerät gefragt.

Hugo Nägele: Die Entwicklung der Arbeitsflächen hin zu Shared Desk und offenen Multispace-Konzepten bedingt weiterhin den Bedarf an kleinen Rückzugs- und Besprechungsräumen. Auch steigt die Anzahl an Hybrid-Meetings, was den Bedarf an kleinen Besprechungsräumen mit Videokonferenztechnik erhöht.

Welche Ausstattung benötigen Huddle-Rooms?

Michael Reichart: Huddle-Rooms erfordern in der Regel eine Kombination aus Anzeigetechnologie, Videokonferenzlösungen und Peripheriegeräten. Die AiO Google-Meet-Lösungen von Avocor und die CollabTouch-Lösungen in Zusammenarbeit mit Logitech dienen einer leistungs­starken und flexiblen Einrichtung von Gruppenräumen. Diese Lösungen ermöglichen eine nahtlose Zusammen­arbeit, die gemeinsame Nutzung von Inhalten und die Teilnahme an Remote-Meetings.

Gregor Knipper: Unsere PanaCast-50-Serie ist aufgrund des 180°-Sichtfeldes ideal für Huddle Rooms geeignet, da hier alle Teilnehmenden im Raum immer im Blickfeld der Kamera sind, auch wenn diese sehr nah seitlich neben der Kamera sitzen. Durch ihre intelligenten Funktionen […] erzeugt sie zudem ein dynamisches und natürliches Meetingerlebnis, das die remote Teilnehmenden hervorragend in das Geschehen integriert. Für Huddle Rooms sind BYOD-Setups gut geeignet. Das heißt, dass idealerweise nur ein USB-C-Kabel auf dem Konferenztisch liegt, mit dem man den Laptop und somit auch die Meetingplattform einfach an die Videobar und Bildschirm anschließt. Alternativ gibt es auch kabellose Konferenzlösungen. Aufgrund der geringen Raumgröße bietet dies jedoch keine großen Vorteile. Außerdem sollte man den Raum mit wertigen ergonomischen Stühlen und Tisch ausstatten und für eine gute Raumakustik und Beleuchtung sorgen.

Wolfgang Wagner: Neue kleine Räume statten wir mit Videobars aus, zum Beispiel Jabra Panacast 50. Äußerst interessant werden auch die beiden Videobars von Barco werden, die Clickshare beinhalten. Das bietet die Möglichkeit, trotz kompakter Produkt-Bauform drahtlose Konnektivität für externe Referenten bereitzustellen. Dienstleistung wird in den kleineren Räumen nicht benötigt, sie sind weitgehend selbsterklärend und fehlertolerant.

Petra Bräu: Der aktuelle Neuzugang zu unserer Steelcase Flex Collection – der Flex Einzeltisch auf Rollen, idealerweise in der höhenverstellbaren Ausführung – erlaubt es den Teilnehmenden, ihre ­Tische zueinander auszurichten oder im Halbkreis einer Präsentation zu folgen. Der Tisch kann mühelos zur Seite geschoben und das Setting einfach um weitere Tische ergänzt werden. Ergänzt wird der Flex-Einzeltisch am besten mit mobilen digitalen, vielleicht auch analogen Whiteboards und dem leichten Perch-Stehhocker, der mit BASF zusammen entwickelt wurde und in dem erstmals Produktionsausschuss wiederverwertet werden konnte.

Tim Grevenitz: In Huddle Rooms umfasst das Minimum an Ausstattung ein Display, eine Videosoundbar und beispielsweise einen Dongle für die drahtlose Datenübertragung. Mit diesen drei Elementen ist man bereits bestens für produktive Meetings gerüstet. Wenn man dann noch das Bestmögliche rausholen möchte, ist etwa ein MTR-System (Microsoft Teams Rooms) von Crestron ideal zu inte­grieren. Dieses System optimiert die Huddle-Room-Technologie und sorgt für eine nahtlose Verbindung und Interak­tion während der Besprechungen. Durch die Kombination dieser Produkte bietet man seinem Team nicht nur eine hervorragende Benutzererfahrung, sondern auch eine technische Lösung, die die Effizienz und Kreativität steigert.

Wie beurteilen Sie die aktuelle Entwicklung?

Gregor Knipper: Viele Firmen holen ihre Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen wieder mehr ins Büro – es gibt da ja einige sehr prominente Beispiele wie SAP oder Amazon. […] Wir und eine ganze Reihe von Experten sehen eine Mischung aus Homeoffice beziehungsweise remotem Arbeiten und Büro als das Modell, das sich in den meisten Unternehmen durchsetzen wird. Das heißt, dass der Bedarf an hybriden Meetings und somit auch der Bedarf an Huddle Rooms, die technisch gut ausgestattet sind, weiter anhalten oder sogar steigen wird. Momentan sind laut einer Umfrage von Doodle 35 Prozent der Meetings in Europa hybrid. Während Huddle Rooms ursprünglich kleine Besprechungsräume mit einfacher Ausstattung waren, wird die Technik hochwertiger, um diesem Trend gerecht zu werden. Es wird zudem ganz klar immer mehr Wert darauf gelegt, eine angenehme und ansprechende Arbeitsumgebung zu schaffen.

Hugo Nägele: Wir sehen eine Entwicklung weg von Insellösungen der Technik im Raum hin zu Systemen, die für den Betrieb optimiert sind. Das heißt Managebarkeit, Remotenutzung und Einbindung in AV-Managementsysteme für das Monitoring und IT-Sicherheit sind, zusätzlich zu den Video- und Audiofunktionen, Erfolgsfaktoren. Fragestellungen zu Nachhaltigkeit, Lifecycle-Betrachtungen, Entsorgung oder Zweitverwertung der Technik spielen ­immer mehr eine Rolle. Neue Beschaffungsmodelle wie Meetingroom as a Service erscheinen am Markt.

Tim Grevenitz: Die Huddle Rooms haben sich in den letzten Jahren spürbar verändert und entwickelt. Die Ansprüche der Kunden sind gestiegen, insbesondere im Hinblick auf die Qualität der Audio- und Videoübertragung. Moderne Nutzer erwarten eine exzellente Bild- und Tonqualität, die ihre Besprechungen und Präsentationen unterstützt. Ein klarer Trend ist das Motto „Keep it Simple“. Anwender möchten sich heutzutage ohne große Hürden in das System einloggen und schnell an Meetings teilnehmen. Die Bedienung sollte intuitiv sein, sodass auch weniger technikaffine Nutzer ohne Schwierigkeiten den Raum nutzen können. Die Integration smarter Technologien und benutzerfreundlicher Interfaces wird weiter zunehmen, um den Zugang zu erleichtern und die Nutzererfahrung stetig zu verbessern.          •

Was halten Sie generell von Huddle Rooms?

Michael Reichart: „Huddle Rooms sind für viele moderne Organisationen ein wertvolles Gut. Sie bieten flexible Räume für Teams zur Zusammenarbeit, zum Brainstorming und zur Innovation. Es ist jedoch wichtig, die sich verändernden Bedürfnisse Ihrer Belegschaft zu berücksichtigen und Lösungen zu wählen, die sich an künftige Trends anpassen lassen. Avocor bietet eine Reihe innovativer Produkte und Dienstleistungen, die allen Arten von Organisationen dabei helfen, dyna­mische und produktive Tagungsräume zu schaffen.“

Gregor Knipper: „Wir alle verbringen sehr viel Zeit in Meetings. Wenn man es richtig anstellt, sind sie eine der besten Formen effizienter Zusammenarbeit. Für Unternehmen ist es daher enorm wichtig, die besten Voraussetzungen für erfolgreiche Besprechungen zu schaffen. Gut ausgestattete Huddle Rooms sind hier ein wichtiges Element. Professionelle Audio- und Videokonferenzlösungen von Jabra sorgen auch bei hybriden Meetings in Huddle Rooms dafür, dass alle Beteiligten integriert werden und aktiv teilnehmen können.“

Wolfgang Wagner: „Der Bedarf an weiteren Huddle Rooms besteht aktuell nicht. Die Anwender ziehen inzwischen größere Räume mit flexiblerer Ausstattung vor. Die mittelfristige Planung sieht bei uns eher klas­sische Besprechungsräume vor, die aber mit Technik versehen sind, die höherwertig ist, z. B. PTZ-Kameras.“

Hugo Nägele: „Huddle Rooms können heute nicht mehr isoliert gedacht werden. Sie sind immer im Kontext zu dem Arbeitsflächenkonzept, der Arbeitsplatzausstattung und im Betreiberkontext zu sehen. Die im Huddle Room notwendige Technik muss außer Video- und Audiofunktionen Anforderungen des IT-Betriebs, der IT-Sicherheit, der Mitarbeiter-Produktivität und der Nachhaltigkeit erfüllen.“

Petra Bräu: „Letztendlich geht es darum, dass Menschen, die in einem Raum zusammenarbeiten möchten, dies auch dann gerne tun, wenn Kolleg:innen zugeschaltet werden. Bei vielen virtuellen Meetings wird heute aufgrund der unzureichend ausgestatteten und unflexiblen Meetingorte die virtuelle Teilnahme vom Laptop aus am eigenen Arbeitsplatz bevorzugt. Dies kann durch eine durchdachte und auf die Nutzer abgestimmte Büroplanung und Raumausstattung vermieden werden.“

Tim Grevenitz: „Ein einfach zu nutzender Huddle Room ist heute für hybride und interne Besprechungen ein Muss – unabhängig von der Unternehmensgröße. Er bietet den perfekten Rückzugsort, um Themen außerhalb des Büros in Ruhe und konzentriert zu besprechen.“