Raumbuchungssysteme dienen der Verwaltung von Ressourcen wie Büros, Konferenz- und Hörsaalzentren oder öffentlichen Gebäuden. Mit ihnen lässt sich die Nutzung von Räumlichkeiten und Arbeitsplätzen organisieren, kontrollieren und auch analysieren. Zusätzlich erlauben sie, je nach Vernetzung, ein Monitoring zur vorhandenen Medientechnik.
Für die Nutzer von Raumbuchungssystemen sind Buchungen möglichst einfach durchzuführen: am betreffenden Raum über ein interaktives Display, vom eigenen Bürorechner aus oder mobil über Apps auf dem Smartphone. Die Belegung eines Raumes zeigt das Display an dessen Eingang an, damit niemand mehr in Meetings hineinplatzt und stört.
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Die Verfügbarkeit eines Raumes wird mit einer farbigen Aura gekennzeichnet (Bild: Evoko)
Die Terminbuchungen erfolgen in Echtzeit. Das verhindert Doppel- oder Fehlbuchungen. In Raumbuchungssystemen können individuelle und passende Vorgaben und Optionen hinterlegt werden. So kann beispielsweise verhindert werden, dass hochwertige und medial ausgestattete Konferenzräume durch einfache Besprechungen ohne Mediennutzung blockiert werden. Ein Rückgriff auf weitere Ressourcen kann an das Raumbuchungssystem angebunden und bei Buchungen in Anspruch genommen werden. Das betrifft beispielsweise die Bestuhlung eines Saals, die Mediennutzung oder auch Services wie ein Catering. Selbst die Auf- und Abbauzeiten für die Bestuhlung lassen sich im System hinterlegen und verhindern Kollisionen mit Anschlussbuchungen, auch zugehörige Parkplätze für externe Besucher können beispielsweise reserviert werden.
Mittels Sensoren kann sichergestellt werden, dass ungenutzte Räume nicht unnötig blockiert werden (Bild: Extron)
Je nach Raumbuchungssystem und Integration werden gebuchte, aber nicht genutzte Räume mittels Sensorik identifiziert und automatisch freigegen. So werden „Ghost-Meetings“ erkannt und ein unnötiger Raummangel verhindert. Dank Vernetzung unterliegen Räumlichkeiten bei Bedarf einer Steuerung und können sofort und ohne Hilfe von Technikern medial genutzt werden. Gleichzeitig kann eine Steuerung den energieeffizienten Betrieb sicherstellen. So werden beispielsweise in einer Universität ungenutzte Hörsäle stromsparend geregelt oder abgeschaltet: Klimaanlage, Medientechnik und Beleuchtung. Raumbuchungssysteme können bereits bei einem einzigen zu verwaltenden Raum oder Saal sinnvoll sein.
Auch Workspaces werden bei Evoko sehr ansprechend in die Raumbuchung integriert (Bild: Evoko)
In großen Konferenzzentren sind sie fast unerlässlich, wenn Hunderte von Räumen mit einbezogen sind. Denn nicht nur die Buchungen laufen über das System. Auch das Monitoring erfolgt darüber und gibt wertvolle Informationen über die Nutzung von Räumen, Arbeitsplätzen und der installierten Medientechnik inkl. technischer Ausfälle bis hin zur automatisierten Fehlermeldung. Je größer eine Location, je mehr Räume und Arbeitsplätze im Raumbuchungssystem verwaltet werden, umso größer ist das Bedürfnis nach Monitoring, Statistik und Kostenkontrolle. Mit den statistischen Daten ist meist auch eine Zuordnung zu Kostenstellen problemlos möglich. Das wiederum erlaubt einen effizienten und wirtschaftlichen Betrieb.
