Kommunikationsraum
Medientechnik im Hotel

Jede Installation ist ein Highlight

Was bedeutet es, audiovisuelle Multimedia-Technik in Hotels so zu installieren, damit unterschiedlichste Nutzerszenarien erfüllt werden? Dies und andere Themen erörtert Systemintegrator Thomas Pergande im Gespräch.

Thomas Pergande, Geschäftsführer der Mediasystem GmbH

Die Zeiten, in denen Konferenzräume in Hotels nach „Schema F“ mit Beamern und Leinwand ausgestattet wurden, dürften vorbei sein. Hotels mit audiovisueller Medientechnik auszustatten bedeutet vor allen Dingen eins: Flexibilität. Das gilt für passgenaues „Maßschneidern“ einer Anlage je nach Raumnutzungskonzept, aber auch für das sensible Arbeiten im engen Zeitrahmen, etwa bei einem Refit. Thomas Pergande, Geschäftsführer der Mediasystem GmbH aus Reinbek bei Hamburg, kann als Systemintegrator auf jahrelange Erfahrung insbesondere bei der Realisierung professioneller Medientechnik in Hotels zurückblicken und berichtet im folgenden Interview über die Besonderheiten in diesem Markt.

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Herr Pergande, seit 1992 ist Mediasystem als Systemintegrator in der professionellen Medientechnik und der Sicherheitstechnik aktiv. Können Sie sich noch erinnern, wann Sie den ersten Auftrag von einem Hotel erhielten und um welche Aufgabenstellung es seinerzeit ging?

Bereits in den Anfangsjahren von Mediasystem begannen wir mit Installationen von SAA-Anlagen (Anmerkung der Redaktion: Sprachalarmierungsanlagen, vormals ELA) in großen Hotels. Was mit Evakuierungsanlagen anfing, wurde mehr und mehr um Medientechnik erweitert. Heute werden wir vom Markt als zuverlässiger Anbieter für beide Bereiche wahrgenommen.

Wie viele Hotels konnten Sie bis heute zu Ihren Kunden zählen, und welche Installation war in all den Jahren für Sie das Highlight?

Die Gesamtzahl der Hotels lässt sich nicht mehr ermitteln – es sind unzählige. Viele davon zählen schon seit mehr als zehn Jahren zu unseren Kunden. Jede Installation ist für sich ein Highlight. Die Installation hochmoderner Medientechnik mit virtuellen Fenstern aus LCD-Displays im denkmalgeschützten Hotel Vier Jahreszeiten ist ebenso spannend wie der Neubau des Hotels The Fontenay in Hamburg. Aber auch ein Sporthotel wie das Arborea Marina Resort Neustadt mit vielen offenen Bereichen und einem flexiblen Raumnutzungskonzept bietet interessante Möglichkeiten bei der medientechnischen Ausgestaltung.

Im Fairmont Hotel Vier Jahreszeiten hat Mediasystem in historischen Räumlichkeiten u. a. „virtuelle Fenster“ in Form von Videowänden installiert.

Hoteliers sind besondere Kunden

Durch welche besonderen Anforderungen zeichnet sich die Kundengruppe der Hotellerie besonders aus?

Bei einem Refit – einer Erneuerung während des laufenden Betriebes – müssen die Installationsarbeiten hinter den Kulissen so getätigt werden, dass die Hotelgäste dies nicht als störend empfinden. Medientechnische Elemente müssen in bereits bestehende technische und architektonische Strukturen integriert werden, was manchmal schwieriger ist als eine neue technische Infrastruktur aufzusetzen.
Oft sind zum Beispiel schon Events für einen Raum, in dem gearbeitet wird, geplant, sodass innerhalb eines sehr engen Zeitrahmens gearbeitet wird. Der Zeitpunkt zwischen Auftragsvergabe und Realisierung ist aber auch bei Neubauten oft sehr knapp bemessen. Die Aufgabe für Fachplaner wird immer komplexer. Umso besser müssen die zahlreichen Gewerke miteinander kommunizieren, damit bestimmten Abhängigkeiten der Gewerke untereinander Rechnung getragen werden kann. Bei Hotelketten gibt es sich ähnelnde Lösungen, die reproduziert werden können – bei einzelnen Hotels im gehobenen Segment aber nicht. Hier sind oft sehr individuelle Wünsche der Hotelleitung zu berücksichtigen.
Weiterhin ist die Bedienfreundlichkeit eine wichtige Anforderung in Hotels: Oftmals muss das Servicepersonal auch die Beschallungsanlage oder die Präsentationstechnik bedienen können. Dieses Personal wechselt häufig und ist meist technisch nicht geschult. Das bedeutet, dass die Bedienung der Technik sehr einfach sein muss. Eine Lösung hierfür ist eine grafische Bedienoberfläche mit Symbolen, sodass technische Laien per Fingertipp vorkonfigurierte Settings anwählen können. Die Schulung des Personals durch Mitarbeiter des Systemintegrators ist heutzutage ein wichtiger Faktor für die Akzeptanz der Gesamtlösung beim Kunden.

Wie wichtig ist das Verhältnis zwischen dem Entscheidungsträger auf Seiten des Hotels und Ihnen als Geschäftsführer eines mittelständigen „Handwerksbetriebs“?

Sehr wichtig. Medientechnische Projekte in Hotels sind sehr beratungsintensiv. Die Kommunikation läuft von unserer Seite aus meist auf Geschäftsführer-Ebene. Entweder ich spreche direkt mit dem Geschäftsführer bzw. Direktor des Hotels oder mit dem Planungsbüro – oder beides. Der Kontakt zum Kunden ist hier oft weitaus persönlicher, als das in den meisten anderen Branchen, in denen wir aktiv sind, der Fall ist.

Entscheidungsprozesse …

Zu welchem Zeitpunkt der Planung einer Baumaßnahme werden Sie als Systemintegrator typischerweise mit hinzugezogen?

Hier gibt es keinen typischen Zeitpunkt. Beispielsweise sind wir heute schon in ein Hotelprojekt, welches 2025 in Hamburg eröffnen soll, involviert. Einmal ist es der Hotelbetreiber, der uns bei seiner ersten Idee mit hinzuzieht, und dann holt uns der TGA-Planer mit ins Boot, sobald der erste Rahmen feststeht. Und manchmal hören wir erst in der Ausschreibungsphase, wenn die technischen Rahmendaten schon feststehen, von dem Projekt.

Kommt es im Normalfall zu einer Ausschreibung, und nach welchen Kriterien wird die endgültige Kaufentscheidung getroffen?

Eine Ausschreibung stellt auch in diesem Markt die Regel dar. Die Kaufentscheidung ist dabei von mehreren Faktoren abhängig: das überzeugendste Konzept, natürlich auch der Preis, bisherige Erfahrungen mit dem Anbieter und nicht zuletzt die Reputation des Anbieters in dieser Kundengruppe. Hoteliers sind auch überregional sehr gut untereinander vernetzt. Ein zuverlässiger Dienstleister wird darüber häufig weiterempfohlen. Bei Hotelketten ist ein über Jahre gewachsener persönlicher Kontakt zur technischen Abteilung in der Zentrale ebenfalls hilfreich.

Wie muss man sich die Entscheidungsprozesse bezüglich der einzusetzenden Technik vorstellen?

Wir verstehen uns ganz als Dienstleister im wahrsten Sinne des Wortes. Das bedeutet, dass wir – sofern wir auch bei der Planung mitreden – nach Lösungsanforderung die Technik auswählen. Als  unabhängiges Systemhaus sind wir frei bei der Produktentscheidung, es sei denn, das Planungsbüro gibt uns Vorgaben an die Hand, die nicht verhandelbar sind. Der Kunde gibt den Takt vor: Sind bestimmte technische Qualitätsmerkmale oder Features so wichtig, dass sie alles andere dominieren? Soll die Technik unsichtbar in der Decke und in den Wänden verschwinden? Soll sie stylisch und optisch gut sichtbar ein Teil des Interieurs sein? Dies finden wir in unseren beratenden Gesprächen heraus und stellen danach die Technik zusammen.

Stimmig integrierte Großbildwand im Foyer des Hotels The Westin Hamburg, das sich im oberen Gebäudeteil der Elbphilharmonie befindet.

Komplexe Bauprozesse

Bei Baumaßnahmen in Hotels der Oberklasse haben Sie es in der Regel mit einer Vielzahl von Entscheidungsvorbereitern und Entscheidern zu tun: Hotelier, Architekt, möglicherweise unterschiedliche Fachplaner für Licht, Ton oder Medientechnik. Wer ist typischerweise für Sie als ausführendes Unternehmen die wichtigste Bezugsperson?

Alle. Das macht es gerade so komplex. Während das große Ganze oftmals auf Geschäftsführer-Ebene verhandelt wird, geht es bei der Umsetzung dann darum, mit allen beteiligten Gewerken den Kontakt zu pflegen. Die Arbeiten der einzelnen Gewerke hängen oft stark voneinander ab, sodass eine Verschiebung oder Änderung auf der einen Seite eine Veränderung auf Seiten eines anderen Gewerks nach sich zieht. Auch die nahtlose Einbindung der Technik in die Raumarchitektur ist besonders in Hotels der Oberklasse ein wichtiger Punkt, sodass eine Zusammenarbeit zwischen Architekturbüro, Planern und installierendem Unternehmen sehr wichtig ist.

Beschreiben Sie den Ablauf eines typischen Bauprozesses anhand eines Beispiels.

Es gibt keinen Standardablauf. Jedes Hotel-Projekt ist einmalig – einzig Installationen in Hotelketten ähneln sich hinsichtlich des Ablaufs, beteiligter Personen und Gewerken. Aber ansonsten ist es gerade die Herausforderung, während des Bauprozesses ständig nachzujustieren und flexibel zu reagieren. Nachdem der Vertrieb den Kunden durch die Beratungs-, Angebots- und Vergabephase begleitet hat, nimmt im laufenden Bauprozess unsere Projektabteilung die tragende Rolle ein. Der Projektleiter hält die Fäden zwischen allen Beteiligten zusammen und sorgt dafür, dass Zeitpläne nicht nur eingehalten, sondern oftmals auch neugestaltet werden – in Abhängigkeit von anderen Gewerken.

Die Installation in einem Hotelneubau ist sicherlich einfacher als der Umbau eines bestehenden Hauses …

Nein, das ist nicht unbedingt so. Bei einem Neubau braucht man viel imaginäre Vorstellungskraft – man muss das fertige Hotel bei der Planung vor Augen haben. Die gesamte technische Infrastruktur muss von null an definiert werden. Viele Details ergeben sich erst in der Bauphase. Das macht das Ganze vielschichtig. Bei einem Altbau hingegen hat man eine Idee sowohl von der technischen Grundstruktur als auch von dem Stil des Hauses. Darauf kann man bei der Umsetzung aufbauen. Aber hier besteht die Herausforderung darin, neue Technik zu integrieren, ohne die vorhandene Substanz negativ zu beeinflussen. Die vorhandene Infrastruktur ist nicht immer die, die wir uns wünschen. Oftmals gibt es einen Konflikt zwischen moderner Technik und neuen Normen und den vorhandenen Strukturen, die diese Normen nicht erfüllen. Dreh- und Angelpunkt sind die Bestimmungen zu Brandschutz, Fluchtwegen, Be- und Entlüftung. Das kann dazu führen, dass alles entkernt werden muss, um das Hotel so zu modernisieren, dass es die aktuellen Normen erfüllt. Das ist dann für uns fast so wie ein Neubau, weil sowieso nur die Mauern und die Fassade bleiben, aber in den Räumen alles erneuert wird.

Haben Sie als Unternehmen auch schon mal in denkmalsgeschützten Hotelgebäuden modernste Medientechnik installiert, und mit welchen Besonderheiten wurden Sie dabei konfrontiert?

Ja, im Hotel Vier Jahreszeiten zum Beispiel. Hier galt es, in historischen Räumlichkeiten modernste „virtuelle Fenster” in Form von 3×3 Steglos-Videowänden mit LCD-Displays, Projektoren, Leinwänden und die entsprechende Technik im Hintergrund zu installieren. Meist reicht im Vorfeld eine gute Absprache mit den Behörden, um zu klären, was geht und was nicht. Das ist mehr eine kommunikative Aufgabe als eine technische.

Der Umbau von bestehenden Räumlichkeiten stellt sicherlich eine besondere Herausforderung dar. Wenn der normale Hotelbetrieb dann auch noch weiterläuft, wird es für Ihre Mitarbeiter sicherlich mehr als spannend. Kommt so etwas häufiger vor, und mit welchen Auflagen seitens der Hotels werden Sie dabei konfrontiert?

Insbesondere in der gehobenen Klasse gilt, dass der technische Mitarbeiter unsichtbar ist. Um diesen Eindruck zu erreichen, darf nur zu bestimmten Zeiten gearbeitet werden. Die Frage ist immer, wie ein Hotel mit dem Umbau umgeht: Einige bieten wegen Umbaus Sonderangebote für ihre Gäste an. Einige Urlaubshotels machen im Frühjahr einige Wochen zu. Andere erlauben
die Arbeiten nur zwischen 11:00 und 15:00 Uhr, einer Zeit, in der die meisten Gäste nicht im Zimmer sind. Lärm ist das Schlimmste im Hotelbetrieb. Gegen Staub kann man recht gute Abdichtungen einsetzen, aber Lärm – beim Bohren, Stemmen, Kabelverlegen – bleibt Lärm und ist einer der häufigsten Beschwerdegründe.


Wie Thomas Pergande die die Bedeutung des After-Sales-Service für die Medientechnik im Hotel einschätzt, können Sie hier lesen


Diesen und weitere Beiträge über die Integration von audiovisueller Medientechnik in Corporate-Bereichen, Hotels/Gastronomie oder Themenwelten finden Sie in Ausgabe 2/2019 von KommunikationsRaum.

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