Beim Planen von audiovisuellen Systemen in Klassenräumen ist es wichtig, klare Ziele zu setzen und Besonderheiten in der Ausstattung zu definieren.
Natürlich ist es viel spannender direkt zur Design-Phase überzugehen, allerdings sollte der gesamte Ablauf bereits vor Installationsbeginn besprochen werden: In der administrativen Phase. Diese Phase kann verschiedene Formen annehmen, abhängig von der Komplexität des Projektes. Ein Beispiel:
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Wenn eine Universität (der Kunde) sich für die Initiierung eines Konstruktions-Projektes entscheidet, ist der erste Schritt der zuständigen Abteilung in der Regel die Kontaktaufnahme mit einem Fachplaner. Typischerweise wird ein Projektmanager der Abteilung bereit gestellt, der den Kunden durch den Konstruktionsprozess führt. Beim ersten Gespräch besprechen der Kunde und der Projektmanager die Ideen und Vorstellungen des Kunden – und nicht zu vergessen, das vorhandene Budget. Manchmal werden die Informationen in einem Report festgehalten, wichtiger ist jedoch der Bericht in der schematischen Design Phase.
