Raumbuchungssysteme – Modellvarianten

Es ist erst wenige Jahre her, dass Raumbuchungssysteme letztendlich als reine Ressourcen-Verwaltung ohne digitale Anzeigen an den zugehörigen Räumlichkeiten verstanden wurden. Hierbei ging es lediglich um die funktionierende Nutzungsverwaltung, die beispielsweise über einen MS-Exchange-Server gehandhabt wurde. Seit Mitte des letzten Jahrzehnts stiegen Bedeutung und Möglichkeiten von digitalen Raumbuchungssystemen. Der Kreis der Anbieter wuchs entsprechend. Und so haben Endkunden und auch Fachplaner aktuell eine vielfältige Auswahl an Hard- und Software-Lösungen mit unterschiedlicher Komplexität, Integrations- und Ausbaufähigkeit.

Der schwedische Anbieter Evoko hat mehr als zehn Jahre Erfahrung in der Entwicklung und Herstellung von Raumbuchungssystemen. Diese gibt es als Cloud-basierte oder lokal zu installierende Lösungen. Das „Admintool“ beinhaltet ein Statistikmodul für den optimierten Ressourceneinsatz. Evoko setzt konsequent auf 8″-Panels als digitale Raumanzeige und als interaktives Eingabemodul mit den Außenmaßen von 20 x 20 cm mit kapazitivem Touch für eine intuitive und anwenderfreundliche Benutzerführung. Die Panels zeigen die Belegung eines Raums an und verfügen über einen Näherungssensor. Auf dem interaktiven Display können sogar Informationen für Folgenutzer hinterlegt werden, wie Fehlermeldungen zur Technik im Raum, die gleichzeitig eine Meldung an die Haustechnik auslösen. Der Datenaustausch erfolgt über LAN oder WLAN, die Stromversorgung wahlweise über „Power over Ethernet“ (PoE) oder mittels separatem 12 V-Netzteil. Je nach Modulkombination, erfolgt die Buchung via Kalender, Smartphone App, oder mit einer von Evoko entwickelten und unabhängigen Buchungsplattform via Internet-Browser. Darüber können Kollegen eingeladen oder Videokonferenzen mit MS Teams organisiert werden.

Die Prodytel Distribution GmbH vertreibt das System Cue mit seinem „TouchOne“-Konzept für die Verwaltung von Ressourcen. Der erstreckt sich beliebig über Räume, Workplaces, Parkplätze bis hin zu Fitness- und Wellness-Bereichen. Für jeden Ressourcen-Typ können individuelle Filter angelegt werden. Die Buchungsanbindung erfolgt über MS Outlook Exchange oder Office365. Installationen bis zu 150 Touch-Panels werden über den „TouchOne“ Manager gesteuert. Größere Projekte werden über den „TouchOne Admin“ zentral von einem Windows Server kontrolliert. Bei den interaktiven Displays stehen drei unterschiedlich Größen zur Verfügung und zwei „Button Interfaces“, um Arbeitsplätze kostengünstig einzubeziehen. Arbeitsplätze können aber auch alternativ und kostengünstig via QR-Code Check-in angebunden werden. Der Hersteller Cue, als Anbieter einer eigenen Mediensteuerung, erlaubt die leichte Kombination von Raumbuchung und Raum-/Mediensteuerung, insbesondere unter Verwendung von Sensorik in allen Bereichen von Konferenzräumen, Arbeitsplätzen bis hin zu Parkplätzen.

Beim Anbieter Extron ist der Client im interaktiven Panel integriert und verbindet sich als Ressource im Netzwerk. Das Extron-Raumbuchungssystem wird direkt mit dem gewünschten Kalender-Tool verbunden. Buchungen können über Panels, Computer oder Mobile Devices getätigt werden. Es stehen drei Größen des „TouchLink“-Raumbuchungspanels zur Verfügung. Mit dem „Wayfinding Interface“, TLSI 201, werden Buchungsinformationen in Echtzeit auf große interaktive Displays in bis zu 4k-Auflösung angezeigt. Für das Wayfinding können Gebäudegrundrisse hinterlegt werden, so dass Raumnutzer und Besucher sich schnell orientieren können. Die verschlüsselte Datenübertragung ist zertifiziert und es wird keine weitere IT-Infrastruktur benötigt. Das System ist offen für die Anbindung an Präsenzsensoren und, bei Bedarf über Schnittstellen, an die Medientechnik im Raum.

Logitech als Hersteller von Computer-Peripherie vertreibt unter dem Oberbegriff „Video Collaboration“ Videokonferenzprodukte von Webcams über Videobars bis hin zu interaktiven Panels, die für den Einsatz unter Plattformen wie Microsoft oder Zoom vorgesehen sind. Dabei sind die Logitech-Produkte nicht nur auf die Technik im Raum, sondern auch auf „Planungspanels“ für Konferenzräume und Arbeitsplätze ausgerichtet. Und so kann das interaktive 10,1″ Display „Logitech Tap Scheduler“ mit kapazitivem Touch wahlweise als „MS Teams Display“, „Zoom Rooms Scheduling Display“ oder auch für andere etablierte Raumbuchungs-Tools, wie Robin oder auch Meetio konfiguriert werden. Die Stromversorgung ist ebenfalls über PoE realisiert.

Der AV-Distributor Exertis Pro AV vertreibt das Raumbuchungssystem Joan, das sich weniger in den Software-Merkmalen als durch die interaktiven e-ink-Displays auf Akkubasis unterscheidet. Da die Akkulaufzeiten im Bereich von mehreren Monaten liegen, können die Displays kabellos eingesetzt werden, die Datenanbindung erfolgt über WLAN. Die Displays sind via SaaS-Dienst (Software as a Service) an die Cloud angebunden. Die Displays informieren rechtzeitig per Mail über die Notwendigkeit des Nachladens. Joan ist sehr stromsparend und wird häufig von innovativen Unternehmen eingesetzt, die Wert auf Nachhaltigkeit legen.

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