Modular und clever

Hauseigene Standardisierung für Medientechnik bei der AOK

kubus IT hat als IT-Dienstleister von AOK Bayern und AOK PLUS Standorte in drei Bundesländern mit Medientechnik für Konferenz- und Besprechungsräume ausgestattet. Besondere Herausforderungen dabei waren die hohe Anzahl an Räumen sowie die großen Distanzen zwischen den Installationsorten.

AOK Display(Bild: Dominik Roenneke)

Inhalt dieser Case Study:

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Der AOK-Neubau in Nürnberg umfasst in seinen obersten beiden Etagen großzügige Räumlichkeiten mit Ausstat­tungen für Videokonferenzen und medial gestützte Kolla­boration. Identische Ausstattungen finden sich an den AOK-Standorten in Thüringen und Sachsen. Besondere Merkmale sind dabei das jeweils zentral angeordnete Touch-Display auf einer Stele sowie ein Touchscreen mit einer übersichtlichen Benutzerführung. Auf dem Display ist im Begrüßungsstatus eine Anleitung für die Drahtlos­nutzung mit Zugangsinformationen für das Display zu lesen. Ansonsten finden sich an sichtbarer technischer Ausstattung in den Räumen lediglich noch eine Tastatur mit Maus sowie Deckenmikrofon und Lautsprecher. Auch in weiteren kleinen Besprechungsräumen mit Sitzplätzen für vier bis fünf Personen erwartet den Nutzer eine identische Ausstattung, die sich lediglich dadurch unterschei­det, dass kein Touchscreen auf dem Tisch zu finden ist. Diese Huddle Spaces befinden sich in größeren Arbeitsarealen und bieten als sogenannte „Meeting Boxen“ Raum für Besprechung und Video-Konferenz. Alle Räume haben weiterhin gemeinsam, dass sich an den Eingängen digitale Türschilder befinden, die die Reservierungen und die Bele­gung eines Raumes anzeigen. Egal an welchem Standort und egal in welchen Konferenz- oder Besprechungsraum ein AOK-Mitarbeiter hineingeht, er wird mit der Ausstat­tung vertraut sein und die Medientechnik sofort bedienen können.

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Das Projekt „NERO“

Die Buchstaben des Projektnamens NERO stehen für NE wie Neubau, R wie Rückbau und O wie Organisation: „Neu- & Rückbau Organisation“. Und in diesem Projekt sind Wolfgang Wagner, Projektleiter bei kubus IT, und ein recht kleiner Kreis von Kollegen verantwortlich für die technisch mediale Ausstattung und IT-Betreuung an den Standorten in den drei Bundesländern. Sie arbeiten von Nürnberg aus und haben all diese Medieninstallationen geplant und umgesetzt. Das Projekt NERO startete 2018, berichtet Wolfgang Wagner: „Die Maßnahme bestand aus insgesamt vier Teilprojekten: Neben der aktiven und passiven IT-Infrastruktur galt es, den Neubau unseres Bil­dungszentrums in Hersbruck zu handhaben, die IT des Neubaus am Nürnberger Standort mit dem Konferenz­zentrum im 4. und 5. Stockwerk zu realisieren und die Standardisierung der gesamten Konferenz- und Präsenta­tionstechnik bei AOK Bayern und AOK PLUS in Thüringen und Sachsen zu entwickeln.“ Das letzte Teilgebiet war dabei besonders herausfordernd aufgrund eines „historisch bedingten Wildwuchses mit unterschiedlicher Medientechnik und uneinheitlichen Anschlussstandards über viele Jahre hinweg“. Ursprünglich war die AV-Technik bei der AOK angesiedelt. Doch im Zuge der medialen Di­gitalisierung und der immer ausgeprägteren Nähe zur IT wechselte die Verantwortlichkeit zu kubus IT. Für das Pro­jektteam war klar, dass die Umsetzung nur mit standardi­sierter Technik und vereinheitlichten Strukturen effektiv zu handhaben sei. Zunächst aber galt es, den Standard zu definieren.

AOK Mini-PCs kubus IT
Wie gewohnt: Die Standardisierung von kubus IT umfasst möglichst alle Bereiche. Die auf dem NERO Medien-Board integrierten Mini-PCs unterscheiden sich nicht von den PCs der Mitarbeiter auf ihren Schreibtischen. So findet sich jeder ohne Einweisung zurecht. (Bild: Dominik Roenneke)

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Die Anwender im Mittelpunkt der Planung

Im Rahmen von verschiedenen Workshops wurde unter­sucht, was die Anwender in den Konferenz- und Bespre­chungsräumen benötigen. Mit den Ergebnissen dieser Anforderungsanalyse wurden verschiedene Techniken auf dem Markt verglichen und vorausgewählt. Gleichzeitig wurde das Ingenieurbüro Schindler aus Herzogenaurach zur planerischen Unterstützung hinzugezogen, um „IT und AV zusammen zu bekommen“, so Wolfgang Wag­ner. Im nächsten Schritt wurde ein Musterraum eingerich­tet, zur Testnutzung durch ausgewählte Anwender. Die Ergebnisse der Probanden wurden in Checklisten doku­mentiert und wiederum ausgewertet. Von Bild über Ton bis hin zur „Usability“ wurden die relevanten Medienaspekte abgefragt und bewertet. Der Musterraum war mit allen benötigten Medientechniken für Video-Konfe­renz und Kollaboration ausgestattet, bis hin zum Touch­screen zur Bedienung der Medientechnik. Anhand der Er­gebnisse und Nutzungspräferenzen konnten verschiedene führende Hersteller zu Produktpräsentationen eingeladen werden. „Wir haben Slots von zwei bis drei Stunden fest­gelegt, unsere Anforderungen benannt und uns einen genauen Einblick verschafft.“ Mit anschließenden Test­stellungen durch ausgewählte Hersteller konnten die Pro­banden erneut testen und vergleichen. Diese Phase erstreckte sich über drei weitere Monate. „Unsere Test­mitarbeiter kamen aus allen Bereichen der AOK. Das war uns wichtig und deckte damit das ganze Spektrum quer durch das Unternehmen ab.“

AOK Musterraum
Der „Musterraum“: Im ersten Projektschritt wurden die Bedürfnisse der Nutzer ermittelt. Anhand einer Anforderungsanalyse wurde ein Raum als Prototyp zum Testen eingerichtet. (Bild: Dominik Roenneke)

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Das „NERO Medien-Board“

Nach Klärung der Medientechnik und der einhergehen­den IT-Struktur konnten sich die Planer auf die technische Installation hinter den Kulissen konzentrieren, mit allen Schnittstellen und Interfaces. Diese Planung erfolgte dabei vor dem Hintergrund, dass viele Räume über nicht unerhebliche Distanzen auszustatten und zu administrieren seien. Und so kam die Idee auf, die Zuspiel-, Signal- und Steuertechnik der Displays und Touchscreens so anzuord­nen, dass sie auf ein einziges Board montiert passen wür­den, und zwar mit möglichst wenig Anschlüssen nach außen. Diese Boards sollten in Nürnberg bei kubus IT vor­montiert und zur Installation ausgeliefert werden. Somit wäre die Medientechnik nicht nur für die verschiedenen Räume standardisiert, sondern auch für die sehr einfache Montage vor Ort, ohne dass Mitarbeiter von kubus IT unter großem Zeit- und Kostenaufwand vor Ort installieren müssten. Und so war die Idee des NERO Medien-Boards geboren: „Die gesamte Technik auf einem Board mit vor­konfektionierten Kabelbäumen“, schwärmt Wolfgang Wagner. „Für uns war die Skalierbarkeit über alle Räume mit identischer Ausstattung und Bedienung sehr bedeu­tend.

AOK NERO Medien-Board
Das „NERO Medien-Board“: Basis der Medientechnik im Raum ist das eigenentwickelte Medien-Board, das den Standard für alle Räume definiert. In zwei alternativen Versionen ist es in allen ausgestatteten Räumen verbaut. (Bild: Dominik Roenneke)

Selbstverständlich sind nicht alle Räume gleich, so dass unterschiedliche Ausstattungsmerkmale zu berück­sichtigen waren. Für die Anwender wurde jedoch eine wirklich einheitliche Oberfläche auf den Touchscreens ge­schaffen. Und je nach Raum stehen auf dem Touchscreen nicht alle Funktionen sichtbar zur Verfügung, beispiels­weise in Abhängigkeit der individuellen Raumsteuerung.“ Neben den über 70 „kommunikativen Räumen“ waren auch noch 35 kleinere „Meeting Boxen“ mit reduzierter Ausstattung an den insgesamt drei Standorten auszufüh­ren, weshalb zwei Typen des NERO Medien-Boards konzi­piert wurden. Das „NERO Medien-Board light“ wurde für die Meeting Box spezifiziert. In diesen sehr kleinen Be­sprechungsräumen werden beispielsweise weder Touch­screen noch Barco ClickShare benötigt. Für den Ton reicht eine kleinere Ausführung mit Biamp Devio SCR-25.

AOK, die kommunikativen Räume
Die „kommunikativen Räume“: Davon hat kubus IT an drei Standorten insgesamt über 70 Stück geplant und mit standardisierter Technik realisiert. Sie dienen Besprechungen, Präsentationen und Video-Konferenzen. (Bild: Dominik Roenneke)

Das Konzept des Medien-Boards sah vor, dass die ein­zelnen Komponenten herstellerunabhängig ausgewählt sein sollten, bei gleichzeitiger Kompatibilität untereinan­der. Nach der immer wieder optimierten Geräteauswahl entstand das finale Design des Boards. Als Grundlage wurde ein größengenormtes Installationsbrett festgelegt. Eine regionale Schreinerei wurde mit der Herstellung der maßhaltigen und verwindungsfreien Bretter auf Basis von stabilen Siebdruckplatten beauftragt.

Maschinell beschriftetes NERO Medien-Board
Die Serienproduktion: Das NERO Medien-Board ist so konstruiert, dass es nicht nur Bohrungen und Fräsungen für die leichte Bestückung aufweist, sondern auch gleich maschinell beschriftet ist. (Bild: Dominik Roenneke)

Alle Boards haben die Außenmaße von 600 × 900 Millimetern mit standar­disierten Befestigungsbohrungen für die Installation vor Ort im Raum. Für eine schnelle und vereinfachte Geräte­montage wurden bei der Konstruktion der Boards vorge­fräste Markierungen/Geräteumrisse, Beschriftungen und weitere Bohrungen vorgesehen. Die Boards werden, ma­schinell gesteuert, hergestellt und können zur Bestückung bei kubus IT in Nürnberg jederzeit in Chargen aus der Schreinerei abgerufen werden. Auch die Kabelverbindun­gen sind individuell vorkonfektioniert und werden als vor­bereitete Kabelbäume auf dem Board angeschlossen.

AOK Netzteile ERO Medien-Board
Direkt erreichbar: Netzteile dürften zu den Komponenten mit höchster Ausfallwahrscheinlichkeit zählen. Daher sind sie auf dem NERO Medien-Board servicefreundlich und leicht zugänglich. (Bild: Dominik Roenneke)

„Nach außen hin benötigt das NERO Medien-Board neben der Signalanbindung für Display und Lautsprecher nur einen Daten- und einen Stromanschluss“, erklärt Wolf­gang Wagner, der in seiner IT-Abteilung für Testzwecke eine zusätzliche Beispielinstallation in identischer Ausfüh­rung hängen hat. Anhand der offen ausgestellten Technik kann er das Board und die angeschlossene Medientech­nik jederzeit einsehen und auch demonstrieren. Größtes Einzelbauteil auf dem Board ist der digitale Audioprozessor Tesira Forté AVB VT4 des Herstellers Biamp. Auf den Ein­satz von Dante wurde verzichtet, zugunsten von „normaler Netzwerktechnik“, mit ebenfalls latenzfreier Übertragung. Der Tesira AMP-450-Audioverstärker gibt als einziges Bauteil auf dem Board ein analoges Signal für die Lautsprecher aus, was laut Wolfgang Wagner eine gute und wirtschaftliche Lösung ohne großen Aufwand darstellt. Wegen der flachen Ausführung des Audioprozessors konnten auf einem ebenfalls vorgefertigten Trennblech über dem Prozessor die verschiedenen Netz­teile der Einzelgeräte verbaut werden. Sie sind somit für einen Austausch im Falle eines Defekts besonders leicht zugänglich. Trotz dieser Anordnung in Etagen wurde mit der erreichten Bauhöhe die insgesamt flache und platz­sparende Ausführung des Boards sichergestellt. Am unteren Ende des Boards befindet sich eine IP-Steckdose, in die die Netzteile/Stromverbraucher des Boards mit Schuko-Flachsteckern eingestöpselt sind. So ist die Stromschal­tung von Einzelkomponenten auf dem Board für die IT-Administration auf Distanz jederzeit möglich. Selbstverständlich können so auch aktuelle Stromverbrauchs­werte und die Umgebungstemperatur des Boards ausge­lesen werden.

 IP-Steckdose NERO Medien-Board
Im Zweifelsfall Neustart: Jedes Board verfügt über eine IP-Steckdose. Die zeigt nicht nur Stromverbräuche und Umgebungstemperatur an, sondern ermöglicht jederzeit auf Distanz den Reset von Einzelkomponenten, ohne Hilfe von Kollegen vor Ort. (Bild: Dominik Roenneke)

Damit die Anwender im größeren „kommunikativen Raum“ oder in der kleineren „Meeting-Box“ zusammen­arbeiten, präsentieren oder auch per Video konferieren können, bietet das NERO Medien-Board die Nutzung eines fest verbauten Mini-PCs und alternativ, in den größeren Räumen, einen BYOD-Zugang (Bring Your Own Device) via ClickShare, um externe mobile Endgeräte anbinden zu können. Für die Nutzung der PCs stehen in allen Räumen Funktastatur und Maus zur Verfügung. Die fest installier­ten PCs zeigen wie alle bei der AOK installierten Rechner eine identische Softwareoberfläche und können von den Mitarbeitern sofort in bewährter Form genutzt werden. Für die Bedienung der Medieninstallationen in den „kom­munikativen Räumen“ stehen die Touchscreens bereit, die über Netzwerkkabel und damit auch via PoE (Power over Ethernet) angebunden sind.

Wie am Fließband: Die Rohlinge des NERO Medien-Boards werden vorbereitet bei kubus IT angeliefert und dort mit der Medientechnik bestückt.
Fertig für die Auslieferung: Fertige NERO Medien-Boards sind bei Auslieferung bereits fertig dokumentiert und ihrem Einsatzort eindeutig zugeordnet.

Für die Video-Konferenz­funktionalität sind die kommunikativen Räume mit der Webcam AVer USB-Cam 340+ und dem Deckenmikrofon-Array Parlé TCM-X ausgestattet. Für eine möglichst naht­lose Kommunikation nach außen sind auf dem NERO Medien-Board auch eine VoIP-Schnittstelle, also Voice over IP, vorgesehen sowie eine Bluetooth-Anbindung, um externe Gesprächspartner schnell und unkompliziert z. B. via Handy-Telefonat hinzu nehmen zu können. Hier sieht Wolfgang Wagner allerdings, dass „das natürlich etwas weniger geworden ist, weil sich vermehrt alles über Video abspielt“. Das war aber zu Projektbeginn vor der Pande­mie mit ihrer neuen Selbstverständlichkeit von Videokon­ferenzen nicht absehbar. Gleiches gilt für die Bezeichnung „kommunikativer Raum“, mit der sich begrifflich bewusst abgesetzt werden sollte vom bisher bekannten „Videokonferenzraum“, der von den Anwendern mit Blick aus 2018 noch mit bewährter Cisco-Videokonferenzausstattung gleichgesetzt wurde.

Webcam über dem Monitor angeordnet
Je nach Typ: Die Meeting-Boxen und kleinen Huddle Rooms unterscheiden sich zur bestmöglichen Nutzung in verschiedenen Details. So ist in diesem Räumen, die z. B. über höhere Besprechungstische verfügen, die Webcam über dem Monitor angeordnet. (Bild: Dominik Roenneke)

Selbstverständlich wurde für das NERO Medien-Board auch ein Switch vorgesehen. Darüber erfolgt eine der we­nigen nötigen Anbindungen nach außen, via LAN-Kabel. Über den Switch sind praktisch alle Schnittstellen des Boards realisiert und organisiert, für Datennutzung, Steuerung und Fernzugriff.

Datenbank mit Web-Interface für Fernzugriff
Der Fernzugriff: Jedes verbaute Gerät an jedem Standort ist via Fernzugriff erreichbar. Eine umfangreiche Datenbank mit Web-Interface strukturiert den Überblick und den Zugriff, natürlich kennwortgeschützt. (Bild: Dominik Roenneke)

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Erfolgreiche Modularität

Bei kubus IT werden die NERO Medien-Boards bestückt, geprüft und an die Einsatzorte verschickt. Aufgrund der modularen Konstruktion müssen die Boards vor Ort im vorgesehenen und vorbereiteten Raum nur noch an ihren Platz in den Stelen der Displays eingesetzt und mit weni­gen Kabelanbindungen angeschlossen werden. Das ge­samte Mediensystem ist modular gehalten. Nach ver­schiedenen Testserien mit Prototypen wurden die Stelen in ihrer endgültigen Ausführung ausgeschrieben und wer­den extern hergestellt. An den Einsatzorten installiert je­weils ein regionaler Dienstleister die modulare Medien­technik. Nach Inbetriebnahme kann kubus IT die Technik jederzeit fernwarten. Dazu kann sich die Administration über eine übersichtliche Online-Datenbank via Web-Inter­faces auf die einzelnen Geräte schnell und unkompliziert sowie kennwortgeschützt aufschalten. Das gilt für jedes auf dem Board verbaute Gerät und in jedem der ausge­statteten Räume. Geräte-Resets können jederzeit über die sechs IP-Steckdosen innerhalb eines Boards durchgeführt werden. So ist die IT völlig unabhängig von Personalunter­stützung vor Ort. Die kommunikativen Räume werden mit Cue touchONE-Touchscreens des Distributors Prodytel von den Anwendern gesteuert. Damit die Touchscreens die passende Version der Mediensteuerung zeigen, wird bei jedem automatischen Neustart am Morgen von einem FTP-Server eine json-Datei (JavaScript Object Notation) eingelesen und ausgewertet. In der Datei sind alle Infor­mationen zum Raum dokumentiert/hinterlegt: von der Raumgröße über örtliche Gegebenheiten und Hardware-Ausstattung bis hin zu Schnittstellen für Deckenmikrofone, Webcams oder auch Gebäudesteuerung mit Schnittstelle zur Hauselektrik via KNX-Datenbus. Anhand der json-Daten zeigt der Touchscreen in einem Raum die zur Ver­fügung stehenden Optionen des Raums an. So werden einerseits die Raumgegebenheiten individuell berücksich­tigt und andererseits neu hinterlegte technische Änderun­gen jederzeit aktualisiert.

USB-Webcam in Stele integriert
Alles im Blick: In den „kommunikativen Räumen“ ist die USB-Webcam direkt in die Stele integriert. (Bild: Dominik Roenneke)

Die Modularität des Gesamtsystems zeigt sich auch an der Handhabung von Sonderlösungen, die trotz der um­fänglichen Standardisierungsbemühungen existieren. So z. B. wird in einem letzten Schritt des Projektes ein großer Konferenzraum eingerichtet, der Raumtrennungselemente zur Unterteilung aufweist und deshalb auch über mehrere Großdisplays für unterschiedliche Nutzungsszenarien ver­fügt. Doch auch in diesem Raum ist die Medientechnik in standardisierter Bauweise umgesetzt, mit Displays auf Stelen und Medientechnik auf NERO Medien-Boards. Darüber hinaus wird der Raum mit mehreren AVer-PTZ-Kameras Modell PTC-320H und Deckenmikrofon-Arrays ausgestattet, um auch größere Video-Konferenzen durch­führen zu können.

AOK Meeting Boxen
Die „Meeting Boxen“: Die kleinen Besprechungsräume, genutzt wie klassische Huddle Rooms, wurden mit dem „NERO Medien-Board light“ ausgestattet, da sie mit wenigen Personen für überwiegend interne Meetings genutzt werden. (Bild: Dominik Roenneke)

Ein weiteres, völlig unabhängiges System stellt die Raumbuchung dar, die an allen Standorten für die kom­munikativen Räume und auch die Meeting-Boxen vorge­sehen wurde, um eine effiziente Verwaltung ohne Perso­nalaufwand sicher zu stellen. Alle Reservierungen erfolgen entweder direkt über die an den Eingängen montierten Cue touchONE-Screens oder über das Kalendermodul des Microsoft-Exchange-Servers. Darüber hinaus sind an das Buchungssystem 20 Arbeitsplätze via Cue TouchONE Desk 55 („kompakte Arbeitsplatz-Reservierungsoberfläche“) angebunden. Damit können sogar einzelne Schreibtische verwaltet und gebucht werden.

Bauteil ID
Alles alte Bekannte: Jedes Bauteil hat eine eigene ID, jedes Bauteil steht in der Datenbank. Von jedem Bauteil sind mögliche Probleme oder vergangene Defekte dokumentiert und bekannt. Das ermöglicht einen bestmöglichen Überblick des Produktlebenszyklus. (Bild: Dominik Roenneke)

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Wirtschaftlich bis in Detail

„Unsere Technik läuft sehr stabil. Es werden nur wenige Service-Tickets geöffnet. Und mit unserem Fernwartungs­management fahren wir sehr gut“, fasst Wolfgang Wag­ner die mediengestützte Arbeit in den vielen verschiede­nen Räumen zusammen. Der Projektverlauf hat gezeigt, dass die Herangehensweise tatsächlich „roll-out-fähig“ war, so dass mehr als einhundert Räume ausgestattet werden konnten. Für den Betrieb waren von Anfang an Monitoring und Dokumentation vorgesehen, so dass für alle verbauten Geräte eventuelle Ausfälle und die Pro­duktlebenszyklen verfolgt und bewertet werden können.

Bildschirm mit NERO Medien-Boards
Modulare Bauweise: „Roll-out-fähig“, ist das Urteil von Projektleiter Wolfgang Wagner mit Blick auf über einhundert ausgelieferte Systeme. (Bild: Dominik Roenneke)

Mit seinem NERO Medien-Board ist kubus IT sehr flexi­bel und effizient aufgestellt. Im schlimmsten Fall wird vor Ort ein defektes Board einfach eins-zu-eins ausgetauscht und in Nürnberg kontrolliert. So sind zeitintensive Vorort­termine in der Regel nicht nötig. Darüber hinaus hat kubus IT dabei auch Unterstützung von außen, so z. B. direkt vom Distributor Prodytel: „Zu all den Produkten von den Touchscreens über die Webcams und die Audiotechnik bis hin zur Raumbuchung und den Displays haben wir bei Prodytel einen enorm guten Support und bekommen bei Geräteausfall einen problemlosen Vorabaustausch.“ Und so kann kubus IT für seine Video-Konferenz- und Bespre­chungsräume der beiden AOKs auf eine sehr wirtschaftliche Medienlösung blicken, die mit der Idee zum NERO Medien-Board ihren Anfang nahm.

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