Interaktive Lösungen mit smartPerform

Raum für kreativen Austausch im DATEV Experience Center

Im DATEV Experience Center möchte das international tätige Softwarehaus Kunden und Partnern nicht nur sein Portfolio vorstellen, sondern auch neue Themen gemeinsam erarbeiten, unterstützt durch interaktive Lösungen auf Basis von smartPerform.

DATEV Experience Center(Bild: smartPerform)

Inhalt dieser Case Study:

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Die DATEV eG ist eines der größten Softwarehäuser Euro­pas mit über 200 Software-Produkten und IT-Dienstleis­tungen. Um die Vielfalt und Möglichkeiten seiner Lösun­gen Kunden und Partnern näherzubringen, hat das Un­ternehmen am Stammsitz in Nürnberg das DATEV Experience Center errichten lassen. An diesem „Ort für den Austausch mit Kunden und Partnern“ sollen zum einen Produkte und Leistungen von DATEV als emotional erleb­bar präsentiert werden. Zum anderen können die DATEV-Experten dort zusammen mit dem Kunden gemeinsame Lösungen erarbeiten.

Es mussten also Räumlichkeiten mit technischen Einrich­tungen für die Präsentation sowie für Besprechungen ge­schaffen werden, die sowohl persönliche als auch hybride Meetings in einer „Wohlfühlatmosphäre“ ermöglichen.Dies erforderte ein speziell zugeschnittenes Konzept, mit dem die Hamburger Agentur für Live-Kommunikation im Raum CE+Co beauftragt wurde. Die Umsetzung der ein­gesetzten Medientechnik oblag dem fränkischen Integra­tor Franken Lehrmittel.

DATEV Experience Center(Bild: smartPerform)

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Gut aufgehoben

Beim Raumdesign von CE+Co stand im Vordergrund, „dass sich alle Teilnehmer gut aufgehoben fühlen und Wertschätzung erfahren“. Für den Moderator war außer­dem eine „dezent integrierte Installationen“ wichtig, „die er geschickt für Themenwechsel oder Fokussierungen nut­zen kann“. Über seine Funktion als „sehr stylischer Ort für Begegnungen“ sollte der Raum auch ein Katalysator sein, „der dabei hilft, aus einer Gruppe ein Team zu formen“.

Dies setzt voraus, dass die erforderliche audiovisuelle Technik auch kollaborative und interaktive Elemente ent­hält, die unaufdringlich integriert sowie einfach und intui­tiv zu bedienen ist. Designer und Integrator setzten hier auf ein Technikkonzept auf Basis der skalierbaren Soft­ware smartPerform aus dem Hause immersion7. Diese er­laubt das Erstellen von individuellen Benutzeroberflächen für Digital Signage, Präsentationen und kollaborativen Funktionen.

DATEV Experience Center Begegnungsraum
Das DATEV Experience Center ist kein klassischer Präsentationsbereich, sondern ein perfekt strukturierter Begegnungsraum zum Austausch mit Kunden und Partnern. (Bild: smartPerform)

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Information, Präsentation und Collaboration

Die audiovisuelle Ausstattung des DATEV Experience Cen­ters umfasst drei passive Screens, drei interaktive Screens (alle von Sharp/NEC) sowie eine 3×3 Powerwall aus steg­losen Samsung-Displays.

Auf allen Bildschirmen sorgt die Software smartPerform Pro für den Betrieb und die Ausführung der mit smartPer­form Pro Content Management Editor (CMS) konfigurier­ten Benutzeranwendungen für Design und Funktionen. So können sich die Besucher während der Kaffeepausen auf einem Bildschirm über den Verlauf der Veranstaltung infor­mieren. Der Screen lässt sich per Windows-Tablet mit der smartPerform-Benutzeranwendung fernsteuern.

Die 3×3 Powerwall in der Lounge markiert den Ort zum Come-together, kann aber auch zu kollaborativen Zwecken eingesetzt werden. So können auf der Wall auch Präsenta­tionen, Videos von Meetings oder die Ergebnisse der Grup­penarbeit in den unterschiedlichen Bereichen sowie die Agenda und weitere Inhalte angezeigt werden.

Eingangsbereich des DATEV Experience Centers
Im Eingangsbereich des Experience Centers werden alle Gäste abgeholt. Dort zeigt ein Welcome Display aktuelle Informationen und Hin-weise zum jeweiligen Event über eine automatisierte, zentral gepflegte Playlist. (Bild: smartPerform)

Für die Erarbeitung von individuellen Lösungen in Zu­sammenarbeit mit den Kunden stehen die drei interakti­ven Bildschirme zur Verfügung – zur Präsentation und Kollaboration, die ebenfalls mit der smartPerform Pro Software und smartPerform Pro Benutzeranwendungen ausgestattet sind. Für hybrides Arbeiten gibt es dazu eine Videokonferenzausstattung mit Mikrofonen, Lautsprechern und Webcams, um per BlueJeans (Teil der smartPerform-Benutzeroberfläche) externe Teilnehmer mit in das Mee­ting einzubeziehen.

Bis auf das Welcome-Display verfügen sämtliche Screens über smartPerform Betriebs-PCs-Videoeingangs­karten mit bis zu sechs Eingängen für Live-HDMI-Ein­gangssignale (das HDMI-Signal ist nativ in smartPerform integriert) oder kabellose BYOD-Receiver.

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Content- und Center-Management

Vordefinierte Szenen ermöglichen Moderatoren die einfache Verwaltung und Steuerung aller Prozesse im Experience Center. Inhalte und Dokumente für die jeweilige Agenda pflegen Moderatoren über eine einfache Benut­zeroberfläche. Passend zum Event wird die Anlage einge­schaltet, und die Inhalte und Einstellungen werden auf die unterschiedlichen Bildschirme verteilt.

Die Flexibilität von smartPerform eröffnet eine Vielzahl von Möglichkeiten zum Content- und Center-Manage­ment. So können am digitalen schwarzen Brett für ver­schiedene Bereiche wie etwa Produktion und Verwaltung einheitliche Inhalte, z. B. der Speiseplan, Aushänge der Bereiche oder News, aber auch spezifische Inhalte für Shopfloor-Runden zur Verfügung gestellt werden.

3×3 Powerwall in der Lounge des DATEV Experience Center
Die 3×3 Powerwall in der Lounge markiert den Ort zum Come-together und kann zudem zu kollaborativen Zwecken eingesetzt werden. (Bild: smartPerform)

Auf den interaktiven Bildschirmen oder per Windows-Tablet Remote stellt smartPerform eine für jeden Kunden individuell aufbereitete Agenda bereit. Die Agenda be­steht aus sogenannten „Kacheln“ – Symbolen mit hinter­legten Funktionen wie zum Beispiel Bild austauschen, Ein­fügen/Ändern von Text mit Thema, Zeiten etc., die in smartPerform gestaltet werden. Da die Agenda individuell auf den Kunden zugeschnitten ist, also die entsprechen­den Inhalte bereitstellt, ist auch die Vorbereitung mehre­rer Termine einer Woche möglich. Am Tag des Termins wird das passende Projekt dann per Client/Server auf die gewünschten Screens verteilt.

Konferenzraum des DATEV Experience Center
Das angenehme Raumdesign und die dezent integrierte, moderne Technik schaffen vielfältige Arbeitsmöglichkeiten, die auch Online-Teilnehmer problemlos einbeziehen. (Bild: smartPerform)

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Tablet PC steuert die Präsentation

Als Bedienoberfläche zur Steuerung von Raum- und Con­ferencing fungieren Windows-Tablet-PCs. So steuert etwa der jeweilige Moderator eines Meetings bei Themen­wechsel oder Fokussierungen alle Inhalte auf der Video­wall per Tablet-PC. Mittels einer smartPerform-Benutzer­anwendung kann so die Bespielung der Powerwall sowie die Raumfunktionen im gesamten Bereich gemanagt wer­den. Dabei fungiert eine Crestron-Raumsteuerung als Schittstelleninterface zwischen den IP-Befehlen von smartPerform und den Steuerbefehlen für Licht, Ambient- Sound, Klingel etc.

Zwei Surface-Tablets stehen zur Fernsteuerung von In­halten und Raumfunktionen (via Crestron-Steuerung) zur Verfügung. Mit einem weiteren Surface-Tablet kann der verantwortliche Techniker Eingriffe zur Projekterstellung, Änderung bzw. Verteilung per Client/Server vornehmen.

DATEV Experience Center
Coffee Break: Vordefinierte Szenen ermöglichen Moderatoren die einfache Verwaltung und Steuerung aller Prozesse im Experience Center. Inhalte und Dokumente für die jeweilige Agenda pflegen Moderatoren über eine einfache Benutzeroberfläche. (Bild: smartPerform)

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Digital Signage zum Begrüßen und Informieren

Im Eingangsbereich des Experience Centers werden alle Gäste abgeholt. Dort zeigt ein Welcome Display (passiver Screen) aktuelle Informationen und Hinweise zum jeweili­gen Event über eine automatisierte, zentral gepflegte Playlist. Zudem informieren Infostelen innerhalb des Gebäudes Besucher und Mitarbeiter über aktuelle Themen – dabei wird der Content über Playlisten und Timeline passend zum Event abgespielt.

Trifft der Besuch ein, werden Welcome-Botschaften auf allen Bildschirmen gezeigt. Aber auch außerhalb der Termine werden „Schwarze“ Screens ohne Inhalte vermieden: Da Vi­deos oder Webseiten mit allgemeinen Informationen über DATEV immer griffbereit sind, können sie immer gezeigt werden, auch wenn kein Termin stattfindet.

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Tools für Meetings und Workshops

Für Meetings und Workshops bietet das Experience Center eine passende Arbeitsumge­bung an. Auch hier werden Video und Audioinhalte der Präsentationsgeräte von Teilneh­mern drahtlos in die Bildschirmanwendung eingebunden. Auf einfache Weise lassen sich Annotationen mit dem integrierten Whiteboard erstellen – dabei verspricht die moderne Touch-Technologie ein Schreibgefühl wie auf Papier.

Die Möglichkeiten für hybride Meetings, also die Zusammenarbeit der Teilnehmer im Raum mit externen Teilnehmern, sind vielseitig. Es stehen Whiteboard- und Annotations­funktionen, ein digitales Flip-Chart mit Post-It-Funktion, das Teilen von Informationen wie Diskussionsergebnisse zur Verfügung, die ein gemeinsames, vernetztes Arbeiten auf einem Bildschirm im Raum bzw. raumübergreifend ermöglichen.

Whiteboard und Chart mit Post-It-Funktion im DATEV Experience Center
Für die Zusammenarbeit der Teilnehmer im Raum mit externen Teilnehmern stehen u. a. Whiteboard-und Annotationsfunktionen und ein digitales Flip Chart mit Post-It-Funktion zur Verfügung. (Bild: smartPerform)

Es lassen sich Skizzen an allen interaktiven Displays (inklusive Surface-Tablets) zeichnen. Dabei werden alle Skizzen in dasselbe Verzeichnis auf einem Netzlaufwerk abgelegt. Die so gespeicherten Skizzen können aus allen Räumen an allen Systemen – auch den passiven – aufgerufen werden, um etwa am Ende des Meetings in der Lounge die Ergebnisse gemein­sam zu resümieren.

Auf den interaktiven Screens lassen sich vierfarbige Post-Its für eine digitale „Flipchart“-Anwendung anlegen. Die digitalen Post-Its lassen sich beliebig in der Größe verändern, ver­schieben oder editieren. Auch ein weiteres Merkmal moderner Meetings ist gegeben: Paral­leles Arbeiten an einem Board ist durch Multi-Fokus möglich. Zudem gibt es eine „Dropzone“, um einzelne Annotationen, Skizzen oder Posts in einen Warenkorb zu schieben und sie so mit anderen Teilnehmern zu teilen. Zudem erlaubt ein sogenanntes Snipping-Tool, einzelne Bereiche oder den gesamten Bildschirm festzuhalten, um diese später, z. B. auf der Lounge, zu präsentieren.

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Resümee

Die geschilderten Szenarien sind nur ein Ausschnitt aus dem Funktionsspektrum der smartPer­form-Anwendung im DATEV Experience Center, der jedoch schon die Besonderheit des Projek­tes zeigt: Der Reiz liegt in der Vielfältigkeit – ob Digital Signage, Präsentation oder modernes hybrides Arbeiten – der unauffällig in die Räume integrierten Medientechnik. Diese lässt die Besucher die DATEV-Produkte nicht nur in einer emotionalen Customer Journey erleben, son­dern ermöglicht ihnen auch, an einer maßgeschneiderten Lösung aktiv mitzuarbeiten.

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DATEV

Die DATEV eG bietet als Softwarehaus und IT-Dienstleister Produkte und Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, aber auch für deren Mandanten, wie mit­telständische Unternehmen, Kommunen, Vereine und Institutionen. Für rund 40.000 Mitglieder werden in etwa 13,5 Millionen Lohn-und Gehaltsabrechnungen jeden Monat abgewickelt.

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Web-Links

>> https://ceundco.com

>> https://www.datev.de

>> https://franken-lehrmittel.de

>> https://smartperform.de

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