„The Hive Munich“: Tools für hybride Events in der Microsoft-Deutschlandzentrale
von Sascha Ackermann, Artikel aus dem Archiv vom
Durch die Corona-Pandemie initiiert haben sich z.B. auf Messen oder Hausmessen hybride Veranstaltungen etabliert. Damit sie Mehrwerte schaffen, sind neben einer sorgfältigen Planung auch smarte multimediale Tools erforderlich. Unser Gastautor Sascha Ackermann, Experience Lead bei Microsoft, stellt eine Lösung vor, die das Beste aus den virtuellen und realen Welten verspricht.
Während der Corona-Pandemie haben sich neben rein virtuellen Event-Formaten auch hybride Veranstaltungen etabliert, die mittlerweile nicht mehr aus der Arbeitswelt wegzudenken sind und viele Vorteile mit sich bringen. Echte hybride Veranstaltungsformate schaffen neue Möglichkeiten der Teilhabe und sorgen dafür, dass jede:r Teilnehmer:in, ganz unabhängig von einer möglichen Einschränkung, ein angenehmes und produktives Meeting-Erlebnis hat: Menschen, die Präsenzveranstaltungen und den persönlichen Kontakt zu den Teilnehmenden schätzen, kommen ebenso auf ihre Kosten wie diejenigen, die Zeit und Aufwand für Anreise und Übernachtung scheuen.
Früher wurden physische Events ins Internet oder virtuelle Veranstaltungen auf Monitore übertragen, um Veranstaltungen aus der einen in die jeweils andere Welt „zu verlängern“. Echte hybride Events jedoch kennen diesen Unterschied nicht mehr. Sie schaffen einen Raum, in dem Sprecher:innen vor Ort und virtuell hinzugeschaltet werden können. Mit „The Hive Munich“ hat Microsoft in seiner Deutschlandzentrale einen solchen Raum geschaffen – mit modernster Technik, dem Einsatz künstlicher Intelligenz sowie der Integration von Teilnehmer:innen aus der realen und digitalen Welt.
Raum für hybride Events: Mit „The Hive Munich“ bietet Microsoft in seiner Deutschlandzentrale einen multimedial ausgestatteten Raum speziell für hybride Events. (Bild: Microsoft)
Reaktionen des Präsenzpublikum digital übersetzt – und umgekehrt
Bei der Umsetzung setzt Microsoft auf seinen langjährigen Projekt- und Lösungspartner medialesson. Eine Integration von Microsoft Teams sorgt bei The Hive dafür, dass die virtuell Teilnehmenden dieselben visuellen und auditiven Eindrücke haben wie das Publikum im Raum. Mithilfe von Azure Cognitive Services erkennt die Lösung die Reaktionen der Teilnehmenden im Raum und übersetzt sie für die virtuellen Gäste in Zustimmung oder Applaus. Die Reaktionen des digital teilnehmenden Publikums sind für die Teilnehmer:innen im Raum über Lichtimpulse erlebbar. Alle digital zugeschalteten Teilnehmenden werden automatisch als Avatare dargestellt, die auf alles reagieren können, was geschieht.
Bei The Hive sorgen schwenkbare Kameras im Raum dafür, dass die Sprecher:innen automatisch ins beste Bild rücken. Die Vortragenden können sich so voll auf ihre Präsentation konzentrieren. Hebt jemand aus dem virtuellen Publikum die Hand für eine Wortmeldung, leuchtet im Raum eine Lampe auf. Ebenso werden auf den Monitoren die virtuellen Herzchen und Daumen aus Teams gezeigt, so dass Moderator:innen, Sprecher:innen und das Live-Publikum darauf reagieren können.
Smarte Kameras: Bei The Hive sorgen schwenkbare Kameras im Raum dafür, dass die Sprecher:innen automatisch ins beste Bild rücken. (Bild: Microsoft)
Speziell trainierte KI macht die hybriden Formate erfolgreich
Hinter den Interaktionen steckt Azure Cognitive Services, das für The Hive von medialesson mit einer großen Anzahl von Bildern aus eigenen Events extra antrainiert wurde, damit es die Reaktionen richtig zuordnen kann. Anschließend wurden die trainierten Modelle aus Azure exportiert, so dass sie sich auch lokal ausreichend schnell ausführen lassen. Um die Reaktionen des realen Publikums in Teams abzubilden oder die aktuell Sprechenden groß darzustellen, nutzt das Projektteam selbstprogrammierte Windows-Dienste – bei hybriden Veranstaltungen z.B. ein Tool für Prozessautomatisierung, um Klicks zu simulieren und in Teams so auszuführen, dass die oben beschriebenen Aufgaben automatisch erledigt werden.
Erkennen von Teilnehmerreaktionen: Mittels Azure Cognitive Services erkennt die Lösung die Reaktionen der Teilnehmenden im Raum und übersetzt sie für die virtuellen Gäste in Zustimmung oder Applaus. Die Reaktionen des digital teilnehmenden Publikums sind für die Teilnehmer:innen im Raum über Lichtimpulse erlebbar. (Bild: Microsoft)
Leitfaden: Hybride Veranstaltungen – so gelingen sie!
Was die Durchführung von hybriden Events anbelangt, so stellen diese andere Anforderungen an die Organisator:innen, als reine Präsenzveranstaltungen. Damit das Event für alle Teilnehmer:innen zum Erfolg wird, gilt es vor allem, Folgendes zu beachten:
Moderation: Auch das, was im Raum passiert und dem digitalen Publikum normalerweise verborgen bleibt, sollte – falls durch das Programm bzw. die Agenda geführt wird – moderiert werden. So gelingt es, dass sich alle Teilnehmenden als Teil des Events betrachten.
Wichtig ist es, dass der Veranstaltungsbeginn für beide Teilnehmergruppen funktioniert – für diejenigen, die anreisen, wie für die, die direkt am Schreibtisch teilnehmen. Falls die Veranstaltung zum Beispiel mit einem gemeinsamen Frühstück beginnt, sollte das an alle Teilnehmenden kommuniziert werden, damit sie sich darauf einstellen können.
Die Zeit im Blick behalten und nach einer Pause wieder pünktlich ins Programm starten: So wird verhindert, dass das digitale Publikum warten muss. Das funktioniert zum Beispiel, indem für die digitale Pause 5 Minuten länger eingeplant werden, so dass die physisch Teilnehmenden bereits wieder im Raum sind.
Längere Events brauchen Pausen. Die Teilnehmer:innen vor Ort können untereinander kommunizieren, einen Kaffee trinken oder einen kleinen Spaziergang unternehmen. Doch auch für das virtuelle Publikum gilt es, ein kleines Pausenprogramm einzuplanen – z.B. mit einem digitalen Kommunikationsraum, Pausenmusik oder mit Tipps für einen kleinen Snack etc.
