Produkt: Professional System 03/2019
Professional System 03/2019
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Collaboration & Education: Standardisierte Besprechungsräume

Medienstandard für Webkonferenzen

30 Standorte der international operierenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaft EY (Ernst & Young) in Deutschland und der Schweiz erhalten derzeit neue Medientechnik für eine Vielzahl von Konferenzräumen für standortübergreifende Video- und Webkonferenzen. Integriert ist die Technik überwiegend in ein hochflexibles Medienmöbel.

EY Zuerich

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Inhalt dieses Anwenderberichts:


Was benötigt ein international tätiges Unternehmen, in dem Mitarbeiterteams standortübergreifend komplexe Zusammenhänge besprechen wollen – effektiv und ohne aufwendige und zeitraubende Vorbereitung? Eine hochwertige Medientechnik, die möglichst einfach und schnell nutzbar sein muss, ist hier eine notwendige Bedingung. Sie muss aber auch an jedem der Standorte gleich sein, also in gleicher Weise bedienbar, wo immer sich auch die Mitarbeiter befinden – Wiedererkennbarkeit an jedem Standort ist wichtig. Vor dieser Aufgabe standen die Planer von Hartmann, Mathias und Partner (hmpartner), als 2016 der Wunsch nach einem Konzept für standardisierte Konferenzräume von Seiten des Kunden EY (Ernst & Young) an sie herangetragen wurde.

In enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber entstand in Folge ein Konzept für insgesamt 150 standardisierte Konferenzräume für 30 Standorte in Deutschland und der Schweiz. Das Konzept umfasst nicht nur die technische Ausstattung, sondern auch die Einrichtung und insbesondere die akustische Beschaffenheit der Räume und die Unterbringung der Medientechnik in gleichermaßen funktionale und repräsentative Medienmöbel. Wichtig dabei war neben der einheitlichen Gestaltung der Medienräume auch der zeitliche Aspekt: In Anbetracht der stattlichen Anzahl einzurichtender Räume war eine möglichst kurze Einbauzeit pro Raum gefragt. Das Besondere an diesem Projekt: Es handelt sich nicht – wie üblich – um eine singuläre AV-Systemintegration, sondern um ein komplettes Rollout einer Vielzahl von Medienräumen über einen längeren Zeitraum. Daher war es wichtig, verlässliche Partner für die Umsetzung des Vorhabens zu finden. Beim Medienmöbel-Konzept konnte der Hersteller Holzmedia aus Burgstetten mit einer einheitlich gestalteten, funktional durchdachten Medienstele punkten. Die Integration der medientechnischen Einrichtung obliegt der Firma GMS als Full-Service-Dienstleister für Medientechnik und Videokonferenzen. Für das Konzept und die Projektbegleitung zeichnen die Fachplaner Carsten Langerwisch und Marius Menschel von hmpartner verantwortlich. Sie erstellen auch das Aufmaß für jeden der zu planenden Räume und entwickeln auf Grundlage dessen die medientechnische Konfiguration für den Raum. Ansprechpartner bei EY ist Oliver Tiedemann als verantwortlicher IT-Projektmanager.

Webkonferenz als Basis

Bei standortübergreifenden Meetings setzt EY auf Unified Communications in Form von Webkonferenzen über Standard-Kommunikationstools wie Skype, Microsoft Teams, Webex, Jabber, Zoom, Hangout, GoToMeeting u. Ä. Präsentiert wird auf mitgebrachten Laptops bzw. Notebooks im Sinne von BYOD (Bring Your Own Device). In der Regel präsentieren die Mitarbeiter von EY; je nach Bedarf kann aber auch ein Gast von externen Unternehmen oder Kunden teilnehmen.

VC-Besprechungsräume mit zweitürigem „VC-Standardmöbel" und 2 × 65" Displays
Einer der VC-Besprechungsräume mit zweitürigem „VC-Standardmöbel” und 2 × 65″ Displays (Bild: Holzmedia)

Die gewünschten Konferenzräume sind für vier bis zwölf Teilnehmer bemessen. Da in den Besprechungen vielfach komplexe Zusammenhänge thematisiert werden, ist eine exzellente Sprachverständlichkeit vor Ort und auf der Gegenseite unabdingbar.

Zudem müssen die Besprechungsteilnehmer auf der Gegenseite sowie die Texte und Bilder auf Präsentationen klar zu erkennen sein. Standard-Webkonferenzen reichen hier nicht aus, sind jedoch aufgrund ihrer vergleichsweise einfachen Handhabung eine sehr gute Basis für das geforderte Kommunikationssystem. Grundidee des Konzepts war es daher, die vorhandene UC-Infrastruktur durch geeignete AV-Technik entsprechend den Anforderungen zu „veredeln“.

Seminarraum mit dreitüriger Möbelvariante für 2 × 84" Displays
Seminarraum mit dreitüriger Möbelvariante für 2 × 84″ Displays (Bild: Holzmedia)

Diese Technik sollte mit nur wenigen Handgriffen bedienbar sein – ein schneller, unkomplizierter Start der Webkonferenz erhöht die Effektivität ungemein! Last but not least sollten Einrichtung und Technik der Räume einem einheitlichen medientechnischen Konzept entsprechen – die Funktionalitäten sind wiedererkennbar, an welchem Standort auch immer die Konferenzen stattfinden.

Die Bedienung erfolgt mit nur vier Tasten, die sich auf dem funktionalen Tischanschlussfeld befinden.
Die Bedienung erfolgt mit nur vier Tasten, die sich auf dem funktionalen Tischanschlussfeld befinden. (Bild: hmpartner)

Audiovisuelle Technik

Präsentiert wird zum einen kabelgebunden. AV- und Datensignale werden über ein einziges USB-3.0-Kabel mit DisplayLink-Treiber übertragen. Präsentationen auf Laptops von Gästen können aber auch bei Bedarf über HDMI übertragen werden. Hier besteht auch die Möglichkeit einer drahtlosen Präsentation über ein Airtame BYOD Hub.

Zentrale Komponente für die Übertragung ist Biamp Devio, ein Unified Communications Raumsystem und AV-Zentrale mit Anschlüssen für Kameras, Displays, Beamforming-Mikrofon, Lautsprecher und Telefon. Zwei zum System passende Beamforming-Mikrofone ermöglichen u. a. automatisches Voice-Tracking und Eliminieren von Störgeräuschen. Zudem bietet das Devio System auch automatisches Echo-Cancelling und Gain-Control. Die Sprachwiedergabe erfolgt über einen (unsichtbaren) Zeilenlautsprecher mit hoher Sprachverständlichkeit von JBL.

Zur Aufnahme der VC-Teilnehmer dient eine unauffällig integrierte 180°-Kamera, deren 3-Linsen-System auch schwierige Räume gut erfasst.
Zur Aufnahme der VC-Teilnehmer dient eine unauffällig integrierte 180 -Kamera, deren 3-Linsen-System auch schwierige Räume gut erfasst. (Bild: Holzmedia)

Zur Bildwiedergabe dienen hauptsächlich zwei interaktive Displays in 65 oder 84 Zoll Größe von Panasonic, die die Präsentation sowie die Teilnehmer der Gegenstelle anzeigen. Zur Aufnahme der Teilnehmer dient eine unauffällig integrierte 180°-Kamera von Panacast (von Jabra), deren 3-Linsen-System auch schwierige Räume gut erfasst. Eventuelle, durch die Weitwinkeloptik bedingte Bildverzerrungen werden durch eine integrierte Software in Echtzeit geometrisch korrigiert.

Ein Highlight des Raumkonzepts ist die Bedienung mit nur vier Tasten, die sich auf dem funktionalen Tischanschlussfeld von Bachmann befinden: Ein- oder Ausschalten, (drahtlos) Präsentation für das gewünschte Display wählen – das ist alles, was „händisch“ aktiviert werden muss. Alles Weitere läuft automatisiert ab oder wird über den Laptop des Nutzers gesteuert. Jeder Raum wird autark gesteuert – das System ist jedoch auch für ein zukünftig nutzbares zentralisiertes Steuerungssystem vorbereitet. Auch an ein Touch Feedback beider Displays wurde gedacht, damit die Präsentation direkt an einem der interaktiven Displays in die Videokonferenz eingebunden werden kann.

Flexible Medienstele

Für den schnellen Rollout und die optimale Integration der Technik hat die Möblierung einen hohen Stellenwert. Es musste ein Medienmöbel geschaffen werden, in das die Audio-, Video- und Signalmanagement-Komponenten schnell und einfach, zugleich aber sicher und auch unauffällig integrierbar sind. Für die Entwicklung entsprechend repräsentativer und funktionaler Medienstelen wandte sich hmpartner an Holzmedia – nicht zuletzt auch aufgrund guter Erfahrungen in Bezug auf Flexibilität, hochwertige Qualität und optimale Technikintegration.

Im breiten Stelenkorpus ist der belüftete Technikbereich unsichtbar hinter einer abschließbaren Tür gut revisionierbar integriert.
Im breiten Stelenkorpus ist der belüftete Technikbereich unsichtbar hinter einer abschließbaren Tür gut revisionierbar integriert. (Bild: Holzmedia)

Das Möbel sollte nicht nur für die Aufnahme der Dual-Displays mit integriertem JBL-Lautsprecher und Panacast VC-Kamera zwischen den Displays optimal vorbereitet sein. Auch die Technik für das Signalmanagement samt Stromversorgung sollte darin unsichtbar und sicher untergebracht werden. Vor allen Dingen sollte dieses Möbel aber auch dem Standardisierungskonzept folgen und im Grundkonzept an allen vorgesehenen EY-Standorten einsetzbar sein, um die Vorteile eines einfacheren Service, einheitlicher Usability und damit höherer Effizienz zu nutzen. Als Lösung auf diese Anforderungen hat Holzmedia Dualstelen entwickelt, die auf die auf einer Medienstele_W8 aus dem hauseigenen Elements-Konzept basiert. Dieses umfasst Display- und Medienstelen/-möbel zur Aufnahme von Displays nahezu aller Größen sowie der ergänzenden Technik. Hierbei kann zwischen frei beweglichen, mobilen oder wandmontierten Elementen gewählt werden.

Das Design ist bewusst schlicht und damit zeitlos sowie farblich variabel. Auch die nach einer gewissen Zeit erforderliche Aktualisierung der integrierten Technik wurde berücksichtigt: Durch frei hängende, nur seitlich verkleidete Displays, frei bestückbare Korpusse sowie eine Stoffblende, die jederzeit einfach und kostengünstig gegen eine neue Blende mit anderen Ausschnitten getauscht werden kann, bleibt die Medienstele hochflexibel.

Zentral zwischen den beiden Displays wurde der Zeilenlautsprecher unsichtbar hinter einer Stoffblende integriert. Darunter befindet sich die sehr kompakte 180°-Kamera. Da die Displays interaktiv sind, wurden sie relativ tief positioniert und mit seitlichen Verblendungen versehen. Im breiten Stelenkorpus ist der Technikbereich unsichtbar hinter einer abschließbaren Tür gut revisionierbar integriert. Hier sind die Technik-Komponenten für das AV-Signalmanagement samt Biamp Devio, Verkabelung sowie schaltbarer Steckdosenleiste (Lindy) untergebracht. Die Konstruktion bietet außerdem eine verdeckte Kabelführung mit praxisgerechten Kabeldurchlässen.

Für schnelle Rüstzeiten und einen optimalen Service wird die Technik auf ein Montageboard vormontiert. In Bezug auf die Lastabtragung der schweren Displays über das Möbel ist lediglich eine Kippsicherung an der Wand erforderlich. Dies schließt eine aufwendige Wandverstärkung, verbunden mit Verschmutzung und Hinzuziehen von zusätzlichen Gewerken, aus. Auf Wunsch sind aber auch Varianten dieser Lösung möglich, zum Beispiel eine komplett frei aufstellbare Medienstele.

Freistehende Medienstele mit Bodenplatte und seitlich verblendeten Displays
Freistehende Medienstele mit Bodenplatte und seitlich verblendeten Displays (Bild: Holzmedia)

Erste Erfahrungen mit den Medienmöbeln nach dem Start des Rollouts bestätigen das flexible Konzept. Anja Baumann, Office Support Manager Region Nord, EY Hamburg, berichtet: „Für uns war – neben der überzeugenden Funktion und Qualität des Holzmedia-Möbels – der schnelle und saubere Umbau unserer elf Räume ein zentraler Mehrwert. Die Möbel kamen vormontiert, so dass wir unsere Räume nur zur Integration der Technik blockieren mussten. Und auch unser täglicher Ablauf wurde kaum gestört, da aufgrund des Möbels keine Dreck und Lärm verursachenden Wandverstärkungen notwendig waren. Somit sind wir mit dem Gesamtergebnis unserer Entscheidung sehr zufrieden!“ Ähnlich sieht dies auch Peter Fehlmann, Associate Director, EY Zürich: “Wir blicken sehr zufrieden auf einen rundum gelungenen Projektverlauf: professionell in der Planung und sehr flexibel in Bezug auf unsere individuellen Anforderungen für größere und auch freistehende Lösungen. Die Umsetzung in unseren Räumen wurde sehr kompetent und „geräuschlos“ durchgeführt. Zudem war unser zeitliches Engagement in diesem doch komplexen Projekt erstaunlich gering. Und mit der neuen Funktion sowie der Ausstrahlung unserer Räume wird die Sinnhaftigkeit unserer Investition ebenfalls untermauert“.

Standardisierte Konferenzräume als Zukunftsmodell?

Im Zuge der Internationalisierung von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen ändert sich die Arbeitskultur. Arbeitsplätze werden mobiler, Reisekosten und Reisezeiten müssen berücksichtigt werden. Dies sind nicht die einzigen Gründe, die immer mehr standortübergreifende Konferenzen über digitale Wege erforderlich machen. Eben hier sind standardisierte Konferenzräume gefragt, die gängige Webkonferenz-Anwendungen mit hochwertiger Medientechnik aufwerten, ein simples Bedienkonzept und funktionale Möblierung bieten.


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Produkt: Professional System 03/2019
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